GİRİŞ
Politikanın Amacı ve Kapsamı
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca oluşturulan işbu İkmal Teknik Sanayi ve Ticaret A.Ş Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), Şirketimiz tarafından Kanun’a uyumluluğunun sağlanmasını kapsamında belirlenen usul ve esasları kapsamaktadır.
Şirketimiz kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde Kanun kapsamında belirlenen ilke ve esasları benimsemiştir. İşbu Politika ile çalışan adayı, müşteri, iş ortağı, tedarikçi ve Şirketimiz tarafından verisi işlenen üçüncü kişilerin verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar düzenlenmektedir.
Politikada kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.
Yürürlük ve Değişiklik
Politika, Şirket tarafından yürütülen Kişisel Verilerin Korunması Uyum Projesi kapsamında yürürlüğe girmiştir. Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’ da değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
Politika kapsamındaki veri sahipleri, Şirket tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Şirket çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:
VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ |
AÇIKLAMA |
|||
|
Çalışan Adayı |
Şirket’e CV göndererek veya başka yöntemlerle iş başvurusu yapan gerçek kişiler |
|
|
|
Çalışan Aile |
Şirkette çalışanlarının aile bireyleri |
|
|
|
Hissedar |
Şirket'in hissedarı/ ortağı gerçek kişiler |
|
|
|
Ürün veya Hizmet Alan Kişi / Müşteri |
Şirket müşterisi, gerçek kişi müşteri, müşteri çalışanı, müşteri temsilcisi. |
|
|
|
Potansiyel Ürün veya Hizmet Alan Kişi / Müşteri |
Şirket müşterisi olmaya aday şirketi, yetkili ve çalışanlarını ve gerçek kişi müşteri adaylarını. |
|
|
|
Tedarikçi Çalışanı - Yetkilisi |
Şirketin ürün veya hizmet aldığı şirketlerin çalışanları ve yetkilileri |
|
|
|
İş Ortağı Yetkilisi |
Ticari ilişki kurulan tüzel kişiler |
|
|
|
Üçüncü Kişi |
İSG Uzmanı, Denetçi, Danışman |
|
|
Kişisel Veri İşleme Amaçları
Şirket tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
- Çalışan adayı seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi
- Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
- Fiziksel mekan güvenliğinin temini
- Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
- İş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi
- İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi
- İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
- Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi
- Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
- Mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
- Mal / hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
- Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
- Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
- Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi
- Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
- Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
- Ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
- Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
Kişisel Veri Kategorileri
Şirket tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU |
AÇIKLAMA |
Kimlik Bilgisi |
Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair Ad soyad, Anne - baba adı, Anne kızlık soyadı, Doğum tarihi, Doğum yeri, Medeni hali, Nüfus cüzdanı seri sıra no, TC kimlik no, plaka |
İletişim Bilgisi |
Telefon numarası, adres, e-posta gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler |
Müşteri İşlem Bilgisi |
Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler |
Fiziksel Mekân Güvenliği |
Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları |
İşlem Güvenliği Bilgisi |
Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz |
Finansal Bilgi |
Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler, banka hesap bilgileri |
Mesleki Deneyim Bilgisi |
Geçmiş mesleki tecrübelerine ilişkin veriler |
Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
Çalışanlarımıza ait kişisel veri sahibi ile ilişkilendirilen her türlü görsel ve işitsel kayıtlar ( Örneğin, fotoğraf, kamera kaydı, ses kaydı vb. ) |
Özel Nitelikli Veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. |
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR
Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler
Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:
- Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Şirket, kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.
- Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Şirket tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.
- Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Şirket, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.
- Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Şirket tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.
- Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Şirket tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar
Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:
- Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Şirket tarafından veri sahibinin kişisel verileri, veri sahibinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.
- Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Şirket tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Şirket, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.
- Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile Şirket arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.
- Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Şirket, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.
- Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak Şirket tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, Şirket zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
- Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Şirket tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Şirket öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar
Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
Şirket, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:
- Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin açık rıza vermesi halinde veya kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Şirket, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.
- Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Şirket tarafından aktarılabilmektedir.
- Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, kişinin açık rızası olmadığı hallerde, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla Şirket tarafından kişisel verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.
Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli ülkelerden olmaması halinde, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul’un bu işleme izin vermesi ile Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.
Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Şirket, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:
KAPSAM |
|
Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları |
Hukuken Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlar |
Gerçek Kişiler veya Özel Hukuk Tüzel Kişileri
|
Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri Tedarikçiler Taşeronlar İş Ortakları Banka Hizmet alınan kişi ve tüzel kişiler |
Herkese Açık |
Kamuya açık bilgiler |
VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI
Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir. İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;
Veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Sayılan haklarınıza yönelik başvurularınızı ikmal@ikmal.com.tr adresinden tarafımıza iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ veya ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya veri sahibinin talebi üzerine Şirket, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.
EK-1: TANIMLAR
|
|
Kişisel Veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgidir. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine, mezhebe veya diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika üyeliklerine, sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ve biyometrik verilere ilişkin verileri ifade etmektedir. |
Veri sahibi / İlgili Kişi |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
Kişisel Verilerin İşlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir. |
Açık Rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
Veri Sorumlusu |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi |
Veri İşleyen |
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi |
Kişisel Veri İşleme Envanteri |
Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu Şirket’in kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter |
Kişisel Sağlık Verisi |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi. |
KVK Kanunu |
24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Anayasa |
2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası |
KVK Kurulu |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
KVK Kurumu |
Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
Politika |
İkmal Teknik Sanayi ve Ticaret A.Ş Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası |
Şirket / Veri Sorumlusu |
İkmal Teknik Sanayi ve Ticaret A.Ş |